Le facility management repose avant tout sur la collecte, la conservation, la génération, la mise à jour et le partage de documents relatifs à l'histoire du bâtiment (dessins, fiches techniques, manuels d’utilisation, documents de garantie, rapports, projets, etc.).
Avoir un tableau d'information complet d'un bâtiment devient donc fondamental pour en garantir une gestion et un entretien correct au fil du temps.
Il existe des processus et des méthodes qui facilitent la connaissance du bâtiment et la gestion et maintenance, tels que le Building Information Modeling (BIM).
Le BIM 7D est une approche unique dans laquelle tout ce qui concerne le processus de gestion de la structure est rassemblé dans un seul modèle d'information du bâtiment.
La septième dimension du BIM permet de lier les informations indispensables à la maintenance et à la gestion du bien au modèle 3D et simplifie toutes les tâches (ordinaires et extraordinaires) à accomplir tout au long du cycle de vie de l'ouvrage.
En fait, le modèle BIM est le jumeau numérique de l'ouvrage réel, qui correspond à sa représentation virtuelle fidèle, et prend en compte toutes les informations de chaque élément du bâtiment existant.
Ainsi, il devient également un outil important de simulation et de programmation qui peut être exploité pour organiser au mieux la maintenance d'un bien.
Cette approche permet en effet de simplifier les activités ordinaires (comme par exemple la recherche d'informations, le relevé, la rédaction de documents), de garantir une connaissance plus détaillée de la consistance du bien, d'identifier d'éventuels problèmes en rendant plus efficace tant le comportement du bâtiment que sa rente.
En résumé, les avantages du BIM ne s'arrêtent pas à la conception mais les avantages sont nombreux même dans la phase de gestion d'un bien :
- une meilleure communication entre les parties prenantes, en évitant les malentendus et les erreurs de planification
- des programmes de maintenance plus précis et plus complets grâce aux informations contenues dans le modèle BIM
- des informations plus fiables pour les entreprises de construction
- des processus de maintenance simplifiés pour les entrepreneurs et les sous-traitants
- des décisions et des investissements plus conscients
- des analyses coûts/avantages pour augmenter les économies et minimiser les dépenses
- la centralité des données et des informations concernant tous les aspects utiles du bien
- l'optimisation des performances du bien tout au long de son cycle de vie
- l'optimisation des processus (de la phase de conception jusqu'à la démolition).
Nous pouvons dire que le BIM est désormais indispensable pour le facility management, car il soutient et facilite toute la phase de prise de décision et aide à optimiser les ressources, la collaboration et la connaissance du bâtiment tout au long de son cycle de vie.